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隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，檔案的數(shù)字化掃描工作已經(jīng)成為檔案部門業(yè)務(wù)工作的重要組成部分。然而，檔案數(shù)字化掃描工作是一個(gè)一攬子工程，如何有效地規(guī)避檔案數(shù)字化掃描過程中產(chǎn)生的各種風(fēng)險(xiǎn)因素，是檔案部門不得不正視的一個(gè)問題。
漢龍公司作為專業(yè)的檔案數(shù)字化解決方案供應(yīng)商，擁有將近30年的檔案掃描設(shè)備銷售和檔案掃描外包服務(wù)經(jīng)驗(yàn),本文從檔案掃描的前期準(zhǔn)備、掃描過程、掃描的后續(xù)維護(hù)這三個(gè)階段出發(fā)，闡述漢龍公司多年檔案掃描工作的幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)。
一、掃描工作的前期準(zhǔn)備
1.掃描工作的頂層設(shè)計(jì)
做好掃描工作首先要做好頂層設(shè)計(jì)，即掃描工作與有關(guān)工作之間的統(tǒng)籌規(guī)劃，主要分為三個(gè)方面的內(nèi)容。一是協(xié)調(diào)好立檔單位與檔案館之間掃描工作的分工，明確檔案在立檔單位掃描還是在檔案館掃描，以便于各單位做好自身工作任務(wù)的安排。二是統(tǒng)籌好檔案部門一個(gè)年度內(nèi)掃描工作任務(wù)量與其他工作之間的關(guān)系。檔案掃描工作是一項(xiàng)常態(tài)化的任務(wù)，應(yīng)該對(duì)本單位目前既有的工作量進(jìn)行統(tǒng)籌，合理制定工作計(jì)劃。三是規(guī)劃好要掃描的檔案之間先后順序的關(guān)系。應(yīng)該按照對(duì)檔案利用需求的急緩程度進(jìn)行掃描，利用需求大的檔案優(yōu)先進(jìn)行掃描。
2.掃描工作軟硬件設(shè)備的配置
掃描工作軟硬件的配置是做好掃描工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，良好的配置可以提升掃描工作的效率。
首先是設(shè)備配置的問題。檔案部門所存儲(chǔ)的檔案一般都是采用“三點(diǎn)一線”的方式縫制后裝在案卷盒內(nèi)的。為了保護(hù)檔案原件，也為了加快掃描速度，確保掃描質(zhì)量，建議選擇專業(yè)的非接觸式掃描設(shè)備。此外，由于檔案掃描工作對(duì)設(shè)備的功能性要求根據(jù)檔案性質(zhì)不同而有所區(qū)別，過高的配置會(huì)造成資源的浪費(fèi)，過低的配置也會(huì)導(dǎo)致掃描成果不符合要求。所以應(yīng)該根據(jù)工作的實(shí)際需求，合理配置，提升設(shè)備的性價(jià)比。
漢龍公司可以根據(jù)用戶的不同需求，提供最具性價(jià)比的解決方案
其次是軟件的可操作性與方便性。檔案掃描軟件應(yīng)該充分考慮到檔案部門中大部分人的接受能力。在考慮到軟件功能性的基礎(chǔ)上，兼顧軟件的可操作性和簡(jiǎn)便性，一般采用封裝性比較好的軟件產(chǎn)品。如果軟件操作過于復(fù)雜，勢(shì)必會(huì)降低工作效率，應(yīng)該努力在軟件的可操作性、方便性與功能性之間尋找平衡點(diǎn)。
再次就是設(shè)備的配置要考慮到發(fā)展的因素，確?，F(xiàn)階段的配置能夠滿足在今后一定時(shí)期內(nèi)的可用性，避免設(shè)備因不能滿足發(fā)展的需求而過早地更新?lián)Q代。
3.規(guī)范有關(guān)操作流程與標(biāo)準(zhǔn)
規(guī)范有關(guān)操作流程與標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)掃描工作中各個(gè)環(huán)節(jié)操作方法的統(tǒng)一，以便于掃描人員在具體操作時(shí)能夠有據(jù)可依，以防無效勞動(dòng)的產(chǎn)生，造成人力、物力資源的浪費(fèi)。一是掃描工作中各個(gè)環(huán)節(jié)都要責(zé)任明確，以防在出現(xiàn)問題時(shí)互相扯皮，以及由于責(zé)任不明確而造成的管理混亂等。二是規(guī)范掃描工作的操作流程，確保各個(gè)環(huán)節(jié)工作之間的有效銜接。三是掃描數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，如掃描數(shù)據(jù)信息的保存格式、分辨率等有關(guān)圖像質(zhì)量參數(shù)的要求。此外，還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)掃描人員關(guān)于操作流程與標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)與傳達(dá)力度，確保他們熟練掌握操作流程、熟知有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。
二、掃描工作中的注意事項(xiàng)
1.確保檔案實(shí)體的安全
在掃描過程中，由于檔案所處環(huán)境的改變以及工作人員的不當(dāng)操作，可能對(duì)檔案產(chǎn)生一定程度的破壞。因此，應(yīng)該注重掃描操作環(huán)節(jié)中對(duì)檔案的保護(hù)，確保檔案的安全。如將檔案掃描工作間溫濕度控制在適宜檔案保護(hù)的范圍內(nèi)，以防止檔案從庫房中取出后溫濕度變化過大而導(dǎo)致破壞；掃描工作間內(nèi)的安全管理也應(yīng)注意，如防水、防火、防盜、防丟失等；掃描工作中工作細(xì)節(jié)的控制，比如不在掃描工作臺(tái)上喝水、吸煙，在每一次掃描工作結(jié)束時(shí)，應(yīng)該檢查掃描儀中是否遺漏檔案等。
2.確保掃描數(shù)據(jù)的安全
在掃描過程中，確保掃描數(shù)據(jù)的安全主要是兩個(gè)方面的內(nèi)容。一是在工作中要經(jīng)常性地做好已有數(shù)據(jù)的備份工作。掃描數(shù)據(jù)與實(shí)體相比較更容易丟失，一個(gè)不經(jīng)意的誤操作，就可能導(dǎo)致全部數(shù)據(jù)的丟失，最好做到掃描機(jī)的專機(jī)專用，以防止從事其他工作而導(dǎo)致對(duì)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的破壞。二是做好掃描數(shù)據(jù)的安全管理，謹(jǐn)防泄密。檔案數(shù)據(jù)信息比實(shí)體檔案更容易造成泄密與傳播，一張光盤或者一個(gè)U盤就可以將機(jī)器中所有的數(shù)據(jù)拷貝走，其所帶來的危害也就更為嚴(yán)重。因此，我們應(yīng)該注重掃描數(shù)據(jù)的信息保密，落實(shí)保密責(zé)任，嚴(yán)禁將用于掃描檔案的機(jī)器接入互聯(lián)網(wǎng)，嚴(yán)禁個(gè)人移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備接入掃描機(jī)。
3.做好掃描數(shù)據(jù)的維護(hù)
對(duì)于掃描數(shù)據(jù)的維護(hù)主要是確保數(shù)據(jù)信息的完整性以及對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量的控制。一是做好對(duì)掃描數(shù)據(jù)完整性的審查。在掃描過程中，由于失誤，可能會(huì)導(dǎo)致某份文件或一份文件內(nèi)個(gè)別頁面的漏掃或重掃。如果不及時(shí)查出，必將會(huì)給后續(xù)的利用工作帶來麻煩，因此應(yīng)該對(duì)掃描數(shù)據(jù)做好審查工作，謹(jǐn)防漏掃或重掃現(xiàn)象給數(shù)據(jù)帶來的不完整或不規(guī)范。二是做好數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量控制。對(duì)于由于機(jī)器及操作原因致使數(shù)據(jù)極不清晰而無法使用的，要重新掃描；對(duì)于數(shù)據(jù)信息中所存在的“噪點(diǎn)”應(yīng)該予以消除，但“去噪”工作應(yīng)該區(qū)別對(duì)待，應(yīng)該檢查“噪點(diǎn)”為檔案本身所有的還是由于人為以及機(jī)器原因?qū)е碌模M量保全檔案的原始性標(biāo)記。
4.掃描程序的遵守與規(guī)定的落實(shí)
掃描工作的操作對(duì)象是檔案實(shí)體，由于檔案的惟一性與憑證性，不允許發(fā)生檔案實(shí)體的丟失與損毀現(xiàn)象，因此掃描工作中要嚴(yán)格遵守操作程序和規(guī)定。一是正確處理好工作與成績(jī)之間的關(guān)系。成績(jī)的取得是以安全為前提的，為成績(jī)而違規(guī)操作，導(dǎo)致問題發(fā)生，必將抵消成績(jī)或造成對(duì)成績(jī)的否定。二是做好有關(guān)程序遵守與規(guī)定落實(shí)的監(jiān)督。加強(qiáng)在各個(gè)環(huán)節(jié)中對(duì)掃描人員的工作指導(dǎo)，幫助其規(guī)避一些易發(fā)生的誤操作，糾正工作中不良習(xí)慣，確保掃描工作在安全的基礎(chǔ)上出成績(jī)。
三、掃描工作的后續(xù)維護(hù)
1.檔案的清點(diǎn)、移交
在的檔案掃描工作結(jié)束后，要對(duì)其進(jìn)行數(shù)量上的清點(diǎn)，做最后一次檢查，確保檔案的完整性。在工作中由于不細(xì)心可能會(huì)出現(xiàn)檔案丟失等情況的發(fā)生，應(yīng)該及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并采取補(bǔ)救措施。在移交過程中，掃描人員與庫房管理人員應(yīng)該履行有關(guān)交接手續(xù)，做到權(quán)責(zé)明確，有據(jù)可查。庫房工作人員在將檔案重新放入庫房以前，應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行必要的處理。如對(duì)檔案進(jìn)行殺蟲殺菌等，以防帶入掃描過程中接觸到的塵埃、霉菌以及害蟲，而對(duì)庫房中其他檔案造成感染和破壞。
2.掃描數(shù)據(jù)的備份工作
檔案數(shù)據(jù)在經(jīng)過審核以后，應(yīng)該及時(shí)地導(dǎo)入單位數(shù)據(jù)庫服務(wù)器中。但由于掃描數(shù)據(jù)是以比特流的形式存放在計(jì)算機(jī)中的，如果計(jì)算機(jī)系統(tǒng)癱瘓，就極易造成掃描數(shù)據(jù)的丟失和不可讀，因此根據(jù)“不要把雞蛋放在一個(gè)籃子里”的安全原則，除了在服務(wù)器中的數(shù)據(jù)以外，還應(yīng)該通過其他方式做好掃描數(shù)據(jù)的備份工作，備份數(shù)據(jù)并非冗余數(shù)據(jù)，可以起到以防萬一的作用。對(duì)于備份策略，應(yīng)該選擇多樣化的存儲(chǔ)模式進(jìn)行備份。此外，應(yīng)注意存儲(chǔ)介質(zhì)與讀取軟件的備份與升級(jí)。
3.數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時(shí)，切勿“病急亂投醫(yī)”
數(shù)據(jù)信息一旦出現(xiàn)問題，應(yīng)該啟用備份數(shù)據(jù)信息來進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)，如果備份數(shù)據(jù)信息失靈，應(yīng)該著手對(duì)丟失或破壞的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行修復(fù)。修復(fù)一定要通過正規(guī)渠道進(jìn)行，切忌個(gè)人亂操作。對(duì)數(shù)據(jù)信息的修復(fù)應(yīng)該找技術(shù)比較雄厚、經(jīng)驗(yàn)比較豐富的公司。否則個(gè)人的亂操作、誤操作以及修復(fù)操作的反復(fù)進(jìn)行容易導(dǎo)致信息的覆蓋，造成二次破壞，增加信息恢復(fù)的難度，使數(shù)據(jù)恢復(fù)的成功率下降或使數(shù)據(jù)修復(fù)的成本增加，給單位造成更大的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。
